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重点实验室档案信息管理办法

发布时间:2014-08-14 14:53 阅读次数:

 
 
        为规范重点实验室档案信息管理,保证实验室重要资料、文件的完整和安全,使档案信息管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求,参考《陕西省煤田地质局(公司)档案信息管理办法》,结合实验室实际情况,制定本办法。
第一章  总则
        第一条 实验室档案信息是指实验室在科研和管理等工作及各项活动中,以实验室名义进行的一切活动所形成的具有保存价值的文件、成果、资料、各种图表薄册、照片和资源信息等记录及其他和实验实有关的材料。以纸介质、电子文件、荣誉、音像实物等载体形式存在。
        第二条 实验室实行档案资料集中统一管理。实验室档案管理工作由综合办公室负责,并设立专职档案管理员统一管理。实验室有关部门设立兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理和汇交工作。档案管理员应认真贯彻执行党和国家的保密制度。
        第三条 实验室档案管理员应按规定的范围和归档要求做好各类档案的收集、立卷、分类、整理、归档、保管等管理工作,及时、准确、完整归档,确保档案原始资料及单据的齐全完整、准确与安全和使用方便。
        第四条 文书档案一式两份,其中正文和签发稿各一份作存档用,一份作文件汇编用。
        第五条 实验室各中心采用自筹经费购置的资产,由各中心单独建立档案管理,报实验室备案。
第二章  档案的归档范围
        第六条 实验室档案信息归档范围:行政管理类、科研项目管理类、资产管理类、财务会计类、人事管理类、音像电子及荣誉实物类。
        第七条 行政管理类: 
        1、本级文件:实验室各项行政管理工作中形成的具有保存价值的文件材料。  
       (1)主任办公会议的会议纪要;?
       (2)实验室主办的各种学术会议的登记表、名册、会议报道、照片及相关资料;
       (3)实验室的简报、通讯;
       (4)实验室建设计划书、建设方案、建设进度报告、工作计划、工作总结、小结等;
       (5)向上级的请示、汇报资料,与其他单位的来往文书,对各中心的通知; 
       (6)实验室制定的各种管理制度;
        2、上级文件材料:上级(包括依托单位)有关实验室工作的决定、决议、指示、批复及与实验室关系密切的文件材料。
        3、同级文件材料:有关单位与本实验室联合举办的会议,共同进行工作的文件材料。
        4、下级文件材料:各中心的年季度工作总结及计划、中心的请示、与实验室关系很密切的文件材料。
        第八条 科研项目管理类:
        1、科研项目申请书、计划任务书、查新报告、经费申请表、进度检查报告、验收申请书、验收报告、科研成果的佐证材料(论文、专利、获奖证书的复印件)等。
        2、以实验室或实验室研究人员名义在报刊杂志及外出参加学术研讨会议发表的学术论文资料、出版作品等的复印件。
        第九条 资产管理类:
        1、各中心年初的资产采购清单;
        2、资产采购申请、招标文件、合同、验收单等有关资料;
        3、有关资产的使用、维修等综合性文件材料;
        4、资产报废时的申请单、鉴定结果及报废清单等;
        5、资产出租出借、调拨的申请单,收回时的勘验报告;
        6、资产出售的申请单、鉴定意见、评估报告、出售清单。
        第十条 财务会计类:会计凭证、账本、会计报表、银行存款余额调节表,银行对账单, 会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等其他应当保存的会计资料。
        第十一条 人事管理类:包括实验室学术委员、实验室固定管理人员、实验室固定研究人员(学术带头人、学术骨干、高级研究员等)、实验室客座研究人员的履历材料;鉴定、考察、考核材料;学历、学位、培训材料;奖励材料;工资材料;其他材料等。
        第十二条 音像电子及荣誉实物类:
        1、声像档案:各种胶片(底片),录像带,影片,照片等;
        2、电信档案:重要电报、传真、信件等;
        3、电子档案:管理活动中形成具有一定格式的计算机磁盘、VCD、计算机光盘等;
        4、荣誉实物档案:奖旗、奖状、奖杯等荣誉实物及各种证件、证书、徽章、礼品、纪念品等。
第三章  档案的归档和汇交
        第十三条 实验室档案管理人员必须按照各类档案的归档要求及时、准确、完整归档,归档档案原则上应是原件。
        第十四条 为了便于档案管理人员积极主动地开展档案管理工作,实验室各业务管理部门应该在下达工作任务的同时应通知档案部门,使档案管理人员能够做到心中有数,及时监督指导,提高档案的归档率。   
        第十五条 切实做到档案工作与科研活动“四同步”管理,即下达计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查计划进度同时检查文件材料形成情况;评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科研成果以及科研人员考核时,同时出具专题归档情况证明材料。
        第十六条 按照实验室档案归档范围的要求,实验室专职档案管理人员除做好部门档案收集、整理工作外,还要及时督促和指导各部门兼职档案员,按照要求收集、整理各类档案。每年三月份前兼职档案员应将去年档案汇交到专职档案管理人员处,由其检查、登记接收并归档。
第四章  档案的借阅及利用
        第十七条 实验室所有档案、资料一律不允许外借。
        第十八条 查阅档案时应严格执行档案借阅制度,借阅档案必须履行规定的审批手续,借阅档案不得随意涂改、拆卷或损毁。
        第十九条 实验室内部员工因工作需要查阅档案资料,须报请实验室档案分管领导和实验室主任批准。查阅时须严格履行登记手续,注明查阅目的和内容。
        第二十条 外单位人员确因工作需要查阅、复印公司档案的,必须持所在单位证明文件并经实验室档案分管领导和实验室主任批准后,方可查阅;实验室档案管理员都必须如实进行登记,注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
        第二十一条 有关科研项目的档案由科研项目部负责收集,交实验室专职档案管理员统一保存;行政管理类档案由综合办公室负责收集,交实验室专职档案管理员统一保存。
        第二十二条 实验室档案在实验室保存期满,由档案管理员向档案分管领导和实验室主任提出,报依托单位档案信息领导小组鉴定后,移交依托单位档案信息管理部门保存,办理相关移交手续,编制档案信息移交清册并妥善保管。
第五章  附 则
        第二十三条 本办法由实验室综合办公室负责解释。
        第二十四条 本办法未尽事宜依照《陕西省煤田地质局(公司)档案信息管理办法》执行。 
        第二十五条 本办法经实验室主任办公会议讨论通过之日起施行。
 
 
 
                  2014年8月14日

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